El presente manual se expide para determinar los parámetros bajo los cuales deben tratarse y administrarse todos los datos personales de personas naturales que sean adquiridos mediante los sistemas de video vigilancia de la sociedad C.I. CONINDEX S.A. y constituyen las bases de datos personales por los esquemas de tratamiento y almacenamiento que se efectúan sobre los mismos.

Este manual permite instrumentar los procedimientos de recolección y tratamiento de datos personales para efectos de garantizar el control, parametrización y trazabilidad de los sistemas de monitoreo por video vigilancia. El manual pretende generar un esquema organizado para salvaguardar los datos privados, semiprivados, públicos y sensibles de sus titulares

Esta política debe ser presentada y dispuesta en un acceso visible en los sitios oficiales de C.I. CONINDEX S.A. y en la página web principal para su fácil consulta y acceso por parte del público en general.

El conjunto de normas que regula el tratamiento de datos personales es el siguiente: Constitución Política, artículo 15. •Ley 1266 de 2008. •Ley 1581 de 2012. •Decretos Reglamentario 1727 de 2009 •Decretos Reglamentario 2952 de 2010. •Decreto Reglamentario 1377 de 2013. •Sentencias C-1011 de 2008, y C-748 del 2011 de la Corte Constitucional. •Circular 03 del 3 de noviembre de 2015

De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales: • Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la sociedad C.I. CONINDEX S.A. en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. • Solicitar prueba de la autorización otorgada a C.I. CONINDEX S.A. para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización. • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante la sociedad C.I. CONINDEX S.A. • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas. Estos derechos podrán ser ejercidos por: • El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición C.I. CONINDEX S.A. • Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad. • El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. • Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado o agente oficioso, siempre que pruebe, por lo menos sumariamente, su interés jurídicamente tutelable.

Los datos tratados mediante sistemas de video vigilancia serán preservados cumpliendo todas las disposiciones legales que garanticen la privacidad de los mismos. En este sentido, el suministro de éstos podrá estar restringido o limitado para efectos de resguardar la privacidad o por motivos de seguridad..

La sociedad C.I. CONINDEX S.A. no solicitará a los titulares de la información su autorización para el tratamiento de sus datos personales por sistemas de video vigilancia, sin embargo, realizará el tratamiento por conducta inequívoca según lo dispuesto en el artículo 2.2.2.25.2.5 del Decreto Único 1074 de 2015. El Titular de los Datos personales tiene derecho a revocar cualquier autorización, salvo que exista una obligación legal o contractual que establezca lo contrario. En el caso de los contratos con C.I. CONINDEX S.A., es necesario contar con los datos personales del Titular para los efectos relacionados con la prestación de los servicios contratados, y se utilizarán para estos fines.

Será responsable del tratamiento de los datos personales suministrados y tratados de acuerdo a las finalidades que posteriormente serán definidas, la sociedad C.I. CONINDEX S.A., con correo electrónico direccion.contable@polito.com.co El Tratamiento de los Datos personales se deberá hacer en los términos y alcances de la autorización entregada por el titular o en aplicación de las normas especiales cuando proceda alguna excepción legal para hacerlo. Cualquier tipo de solicitud producto del ejercicio de los deberes y derechos consagrados en este manual podrá dirigirse a: direccion.contable@polito.com.co

Mediante la presente política se le informa al titular de los datos que mediante el recaudo del sistema de video vigilancia no se recopilarán y tratarán grabaciones de audio.

Se establecerá un aviso de privacidad en zonas cercanas a los lugares en que se realice el monitoreo por video, el cual contará con la información mínima sobre el tratamiento, destinaciones específicas y demás información del interés del titular de los datos personales.

El responsable y/o Encargado del Tratamiento deben observar las siguientes reglas • Solicitar y conservar prueba de la autorización de los Titulares para el Tratamiento de sus datos personales. Lo anterior en el evento que sea solicitada dicha autorización. • Implementar el sistema de video vigilancia sólo cuando sea necesario para el cumplimiento de la finalidad propuesta, respetando la dignidad y demás derechos fundamentales de las personas. • Limitar la recolección de imágenes a la estrictamente necesaria para cumplir el fin específico previamente concebido. • Informar a los Titulares acerca de la recolección y demás formas de Tratamiento de las imágenes, así como la finalidad del mismo. • Conservar las imágenes sólo por el tiempo estrictamente necesario para cumplir con la finalidad del SISTEMA DE VIDEO VIGILANCIA. • Inscribir la base de datos que almacena las imágenes en el Registro Nacional de Bases de Datos. No será necesaria la inscripción cuando el Tratamiento consista sólo en la reproducción o emisión de imágenes en tiempo real, sin perjuicio del cumplimiento de las demás disposiciones del Régimen General de Protección de Datos Personales. • Suscribir cláusulas de confidencialidad con el personal que accederá a los SISTEMA DE VIDEO VIGILANCIA. • No instalar SISTEMA DE VIDEO VIGILANCIA en lugares donde la recolección de imágenes y, en general, el Tratamiento de estos datos pueda afectar la imagen o la vida privada e íntima de las personas.

Las finalidades específicas para el tratamiento de datos recolectados mediante sistemas de video vigilancia serán las siguientes: • Recopilación de imágenes de video de los usuarios y visitantes. • Contar con medidas de seguridad para el monitoreo de incidentes. • Disuadir conductas irregulares de terceros. • Controlar el ingreso de usuarios y empelados a las instalaciones de la compañía. • Realizar procesos de descargo a empleados de la empresa. LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES CAPTADOS POR SISTEMAS DE VIDEOVIGILANCIA, puede ser consultada en el enlace https://www.polito.com.co/pages/politicas-de-privacidad

La empresa es garante de la reserva y privacidad de los datos recolectados por los sistemas de video vigilancia, y por tal motivo restringirá el suministro de los videos a los siguientes eventos: • Cuando el reclamante sea el titular de los datos y no se afecte la privacidad de los datos de terceros o de los derechos de imagen de otras personar. • Cuando el reclamante solicite el video por razones diferentes a un ilícito penal o contravención policiva, pues en estos casos los videos solo se suministrarán a la autoridad competente en los términos establecidos en el artículo 19 c de la Ley 793 de 2002. PARÁGRAFO PRIMERO. - Antes de suministrar algún video, la empresa analizará la viabilidad de suministrarlo, para lo cual dispondrá de un término de cinco (5) días hábiles. PARÁGRAFO SEGUNDO. - La empresa se reserva la facultad potestativa de analizar la procedencia y pertinencia de suministrar el video, y en cualquier caso podrá negarse a suministrarlo cuando así lo encuentre procedente. PARÁGRAFO TERCERO. - Todo video que contenga la tentativa o consumación de una conducta punible, contravención policiva o similar, solo será suministrado a la respectiva autoridad competente. PARÁGRAFO CUARTO. - En el evento que sea procedente el suministro del video, el titular de los datos deberá diligenciar un formulario antes de la entrega del mismo. PARÁGRAFO QUINTO. - Todo suministro de videos dependerá de la disponibilidad del almacenamiento que se tenga sobre éste. Por lo anterior, la empresa no asume ninguna responsabilidad por la eliminación o el no resguardo de una copia del video. PARÁGRAFO SEXTO. - El acceso a la sala donde se encuentran los videos está completamente restringida y no se permitirá el acceso a ninguna persona no autorizada. PARÁGRAFO SÉPTIMO. - No está permitido sacar videos del personal ni de las instalaciones de la entidad. PARÁGRAFO OCTAVO. - El otorgamiento de cualquier video estará sometido a control previo de la entidad, por lo que su suministro podrá verse restringido de acuerdo con estipulaciones legales.

Gestión de Documentos y soporte	Control de acesso	Personal
Medidas que eviten el acceso no autorizado a los videos recolectaos por el circuito de cámaras de videovigilancia.	Solo personal autorizado y nombrado designado por el responsable o encargado del tratamiento tendrá acceso a las grabaciones.	El encargado enviará al responsable del tratamiento una lisra de las personas que tendrán acceso a las grabaciones de video.
Medidas que eviten el acceso indebido o la recuperación de los datos que han sido descartados, borrados o destruidos.	Acceso de usuarios limitado a los datos necesarios para el desarrollo de funciones.	Definición de las funciones y obligaciones de los usuario con acceso a los datos.	Acceso restringido al lugar donde almacenan los datos.	Lista actualizada de usuarios y accesos autorizados.	Definición de las funciones de control y autorizaciones delegadas por el responsable del tratamiento.

Versión	Fecha	Elaboró	Aprobó	Naturaleza del Cambio
0	22/07/2025	OF. Tratamientos de Datos	Representante Legal	Creación del documento dando cumplimiento a las disposiciones contenidas en la Circular 03 del 3 de noviembre de 2015